Immobilienmanagement

• Erstellung/Überarbeitung und Durchsetzung der Hausordnung.
• Durchführung von halbjährlichen Objektbegehungen mit Dokumentation des Immobilienzustands.
• Überwachung und Koordinierung von Hausmeisterdiensten, Grünanlagenpflege.
• Koordinierung und Überwachung von Reparatur und Modernisierungsarbeiten.
• Abwicklung von Versicherungsfällen.
• Überprüfung und Sicherstellung von Wartungsverträgen.
• Organisation von technischen Prüfungen wie TÜV-, Blitzschutz- und Brandschutzprüfungen.
• Erstellung von Instandsetzungskonzepten und Experteneinschätzungen für größere
• Reparaturen und Sanierungsmaßnahmen.

Datenpflege

• Erfassung von Stammdaten, Unterlagen und Buchhaltungsdaten bei Mandatsübernahme.
• Review der Vorgänger-Verwaltung mit Analyse der Objektbuchhaltung, Rücklagenverwaltung und Beschlusslage sowie Einschätzung zu kritischen Angelegenheiten.
• Kontinuierliche Datenpflege bei Eigentümerwechseln und Vertragsänderungen.

Dienstleister & Verträge

• Abschluss und Verwaltung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen.
  Beauftragung von Versorgungsleistungen wie Abfallentsorgung, Strom, Wasser, Gas, Öl usw.
  Abschluss und Verwaltung von Versicherungsverträgen.

Finanzen

• Prüfung von Eingangsrechnungen und Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
• Verwaltung der Instandhaltungsrücklagen und Einziehung von Hausgeldern.
• Anmahnung von Zahlungsrückständen und Forderungsmanagement.
• Erstellung jährlicher Hausgeldabrechnungen mit Differenzierung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten sowie Ausweis der Haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35 a EStG.
• Erstellung des Wirtschaftsplans.
• Bereitstellung von Quartalsberichten für den Beirat.

Versammlungen & Meetings

• Organisation und Vorbereitung der jährlichen Eigentümerversammlung, einschließlich der
• Erstellung und dem Versand von Einladungen mit Beschlusstextvorschlägen.
• Durchführung der Eigentümerversammlung mit Online-Teilnahme (Hybrid-Format),
• Protokollführung und Umsetzung der gefassten Beschlüsse.
• Organisation, Durchführung und Nachbereitung außerordentlicher Eigentümerversammlungen (Online und Hybrid).
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung regelmäßiger Beirats-Meetings oder –Telefonkonferenzen.
• Veranstaltung von Experten-Meetings zu Themen wie Regulatorik, Energieeffizienz, ESG usw.

Rechtsangelegenheiten

• Abwicklung von Mängeln und Verfolgung von Ansprüchen aus Bauträgermaßnahmen und Gewährleistungen.
• Verfolgung von Ansprüchen der Eigentümergemeinschaft durch Mahn- und Klageverfahren.
• Verwalterzustimmung beim Verkauf einer Wohn- oder Teileigentumseinheit.